«АвтоДок» — простая и удобная система автоматизации работы с документами. Позволяет заполнять пакеты из нескольких документов MS Word и MS Excel из одной формы, которая создаётся автоматически Вами самостоятельно. Ведёт полный архив и может составлять различные реестры заполненных документов. Очень удобна в сетевой версии как инструмент автоматизации большинства процессов предприятия.
О программе «АвтоДок» Среднестатистический менеджер тратит до 70% своего рабочего времени на заполнение типовых и стандартных документов, используя стандартные средства MS Office. Зачастую менеджеру приходится несколько раз вбивать в разные формы одну и ту же информацию о клиенте, выискивая нужные поля в документе. Часто именно на этом этапе сотрудники делают большинство ошибок, которые приводят к дополнительной потере времени, а иногда, и к серьёзным проблемам.
Что такое АвтоДок? АвтоДок — это программа, позволяющая автоматизировать и ускорить процесс заполнения Ваших типовых документов посредствам шаблонов, созданных с помощью MS Word, и ведущая архив документов и записей, сделанных при помощи этих шаблонов.
Локальная и сетевая версия системы
У системы «АвтоДок» есть 2 версии: Локальная и Сетевая. Сетевая версия позволяет централизованно хранить шаблоны документов и хранить все сформированные документы в одном месте.
Принцип работы системы Система позволяет самостоятельно, без помощи технических специалистов и программистов, добавлять, изменять и редактировать любое количество ваших собственных шаблонов для последующей их автоматизации. Анализируя ваш шаблон, система превращает любой документ MS Word в строгую форму для заполнения с автоматическими проверками (проверки правильности написания банковских реквизитов, фамилий, и т. п.) и, если необходимо, склоняет вводимые данные (например, фамилию, имя и отчество) по падежам в зависимости от случая использования.
Основные функции системы
Система АвтоДок является простым и мощным инструментом, направленным на решение следующих задач:
Уменьшение времени на заполнение типовых документов практически в 5 раз
Систематизация типовых документов
Избежание ошибок при заполнении пакетов документов
Упрощение рутинной работы сотрудников
Ведение истории заполненных документов и хранение данных
Функциональные возможности
Система АвтоДок разрабатывалась с целью оптимизации рутинной работы человека с документами, поэтому все составляющие системы были реализованы максимально понятно и удобно для пользователя.
Системные требования
Минимальные системные требования для установки системы АвтоДок:
Процессор: 400 MHz Pentium или аналогичный (минимум)
Поддерживаемые операционные системы: Windows 2000 Service Pack 4; Windows Server 2003; Windows XP Service Pack 2
Жесткий диск: 500 MB свободного дискового пространства
CD или DVD Drive: не требуется
версия:
АвтоДок Однопользовательская версия
Подготовка документов
Расставляет окончания в требуемых падежах для фамилии , имени и отчества. Пользователь всегда вводит ФИО в именительном падеже
Автоматически формирует прописи для введенных дат, сумм
Автоматически печатает заданное количество документов
Позволяет работать и осуществлять автоматические проверки правильности ввода для следующих типов: Деньги, Строка, Текст, Целое число, Дробное число.
Позволяет работать с составными типами и автоматически формирует текстовые блоки для: ФИО, Паспортные данные, Реквизиты организации, Почтовый адрес, Данные автомобиля
Заносит введенную запись в архив
При вводе данных возможно 2 режима работы. В 1-ом режиме пользователь видит перед собой форму ввода, на которой показаны все поля. Во 2-ом режиме пользователь видит только текущее поле ввода и место в документе MS Word или MS Excel, куда данное поле будет подставляться. Пользователь может переключаться между 2-мя режимами "на лету".
Архив записей
Поиск по архиву по всем полям записи
Настройка таблицы архива: можно выбрать поля для отображения
Печать реестра введенных записей
Просмотр детали записей и сформированного пакета документов
Архивирование записей
Работа с шаблонами документов
Просмотр списка загруженных шаблонов.
Редактирование шаблона, ведение истории версий шаблона
Обеспечение безопасной работы с данными
Система позволяет настроить автоматическое создание резервной копии всех данных с возможностью восстановления.
Вход в систему может быть защищен логином и паролем.
Удобство и скорость работы
Для удобства работы пользователь может вызвать пакет документов на заполнение через меню Wndows Пуск, указав в меню необходимый сценарий.
Сетевая версии системы обладает теми же функциями, что и локальная версия, и в дополнение к ним обладает еще следующим набором функций.
Централизованный репозиторий
Все пользователи видят один набор сценариев — они доступны на выполнение всем, а на редактирование — только при наличии прав доступа
Ведется централизованный архив записей. Пользователь с правами администратора может просмотреть все записи архива, пользователь с правами Менеджера — только записи, введенные им самим.
Ведется централизованный репозиторий шаблонов документов. Пользователь с правами Администратора может внести изменения в шаблоны. Ведется история версий шаблонов (можно просмотреть кто и когда поменял шаблон, предыдущие версии шаблона).
Разделение доступа по ролям
В системе введено 3 роли: Администратор, Менеджер, Оператор сервера. Менеджер может только заполнять документы, но не имеет доступа к созданию и редактированию сценариев.
Пользователь с ролью Администратор имеет возможность добавлять/удалять/блокировать пользователей
Allsoft.ru — интернет-магазин лицензионного программного обеспечения (ПО). В каталоге
лицензионного ПО Allsoft.ru представлен широкий ассортимент программ для дома и бизнеса.
Специалисты Allsoft.ru оказывают покупателям все необходимые консультации, связанные с
покупкой лицензионного программного обеспечения. Продажа программ — наша профессия!
