PayDox и критерии выбора системы электронного документооборота

Система PayDox Электронный Документооборот изначально создавалась с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их бизнес-процессы и работу с документами. Общеизвестным является факт, что почти сразу после внедрения традиционной системы электронного документооборота выясняется, что ее возможности недостаточны - интеграция с другими корпоративными приложениями часто неудовлетворительна, функциональность слишком узка, возможности настройки и развития под новые требования заказчика ограничены. Системы класса Smart Enterprise Suite (SES) по классификации Gartner, идущие на смену традиционным системам электронного документооборота, призваны стать центрами комплексной обработки корпоративной информации, фактически инструментарием корпоративной автоматизации и интеграции, базирующимся на методологии управления документами.

Кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу, или, в более широком смысле, любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных, и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Именно функциональность Управления Записями и позволяет начать структуризацию корпоративной информации и бизнес-процессов на тех участках деятельности, которых автоматизация еще не коснулась - и делать это, используя стандартные, одинаковые для всех пользователей интерфейсы ввода данных, сохраняя полученную информацию в централизованной базе данных системы.

На эту возможность системы PayDox Электронный Документооборот - быть инструментом структурирования корпоративной информации - хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации, пропагандируемые как ключевые для многих других систем электронного документооборота, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации, чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, должны быть представлены только в структурированной форме. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала, чем позволять создавать хаос и пытаться ликвидировать его впоследствии.

Еще одной важной функциональностью системы является Управление Взаимоотношениями с Клиентами (Customer Relationship Management, CRM). Данная функциональность позволяет вести историю взаимоотношений с партнерами и клиентами, хранить информацию о компаниях-партнерах и клиентах, их сотрудниках и контактных лицах, осуществленных контактах по телефону, факсу или e-mail, осуществлять рассылку информации партнерам и клиентам, предоставлять партнерам и клиентам доступ к некоторым документам и этапам корпоративного документооборота и корпоративных бизнес-процессов для обеспечения их оперативного информирования(например, о состоянии заказа).

Современный подход к выбору лучшей системы электронного документооборота предприятия предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем. Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств.

• Простота работы с системой для конечного пользователя

Система PayDox Электронный Документооборот не требует установки на компьютер пользователя вообще никакого нового программного обеспечения - это привычные для всех пользователей MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express. Обучение PayDox у пользователей происходит существенно быстрее, система выглядит гораздо проще в пользовательском интерфейсе. Пользователям обычно хватает часа, чтобы научиться работать с системой в рамках необходимой функциональности и, как правило, пользователям нравится работать с системой.

• Простота обслуживания системы и низкая стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO)

Этот критерий предполагает минимальные трудозатраты на обслуживание системы после ее приобретения. Не секрет, что для некоторых систем расходы на их приобретение - это только начало затрат, связанных с системой. Затраты на последующее обслуживание некоторых систем могут многократно превысить затраты на их приобретение.

Система PayDox Электронный Документооборот устанавливается только на центральный сервер системы - установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется. Внесение изменений в настройки системы и установка новых версий системы делаются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступны на всех компьютерах пользователей. Соответственно, затраты на обслуживание системы минимальны и почти не зависят от количества подключенных к системе компьютеров. Поэтому, с учетом относительно невысокой цены приобретения системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро.

• Возможность интеграции с существующими на предприятии приложениями

При внедрении новых систем часто встает вопрос об их совместимости с уже работающими на предприятии системами и программами. Система PayDox Электронный Документооборот не только может обеспечить совместимость с уже имеющимися на предприятии системами и программами, но может использоваться как средство интеграции как уже существующих на предприятии систем и программ, так и приобретаемых или разрабатываемых в будущем. Такая интеграция может быть обеспечена как на уровне центральной SQL - совместимой базы данных, так и на уровне межпрограммного обмена в режиме реального времени либо файлового обмена. Открытая архитектура PayDox позволяет встраивать в систему любые дополнительные функции. Возможность выгружать и загружать описания документов и бизнес-процессов в XML-формате позволяет осуществлять обмен информацией как между несколькими инсталляциями PayDox, так и между PayDox и другими системами электронного документооборота и используемыми на предприятии приложениями.

Эти и многие другие особенности позволяют использовать PayDox Электронный Документооборот как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации. Ценность существующих на предприятии приложений существенно повышается - становится возможным использовать информацию из них совместно и в интересах всего предприятия.

Также PayDox предоставляет возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. Такая возможность очень важна для современных предприятий. Удаленные офисы, филиалы, представительства должны быть информационно связаны как с центральным офисом, так и между собой. Такая связь должна быть оперативной и позволять организовывать единое информационное пространство предприятия независимо от того, где расположены подразделения.

Система PayDox Электронный Документооборот в Allsoft.ru