5 советов для тех, кто переходит на российского офисное ПО

Требования компании к документации является критерием, определяющим бизнес-процесс перехода и важно не допустить критических ошибок и осуществить максимально бесшовный переход. Мы собрали для вас несколько советов, которые помогут сделать этот процесс простым и понятным.

Совет 1: Подготовьте дорожную карту

В первую очередь необходимо составить план, в котором будет предусмотрено поэтапное внедрение нового программного обеспечения в компании. Поэтому для успешной миграции нужна дорожная карта. Например, начать внедрение на небольшой группе, отделе или филиале, провести тестирование, а после успешной интеграции масштабировать на всю организацию.

Важно! На всех этапах, начиная с самого первого, запрашивайте от сотрудников обратную связь и помогайте в решении всех вопросов. Это позволит понимать, все ли понятно и где появляются ошибки.

Также всегда необходимо предусматривать возможные аварийно-восстановительные работы, в этом кроется секрет успешной миграции. Подготовьте заранее:

• DRP - план восстановления в случае катастрофы;
• Резервную копию всех данных системы.

Совет 2: Проанализируйте собственную инфраструктуру

Перед внедрением нового решения, требуется оценить особенности ИТ-архитектуры и инфраструктуры организации.

Обратите внимание на следующие пункты:

• Какие потребуются ресурсы для реализации;
• Какие используются протоколы подключения;
• Какие есть особенности администрирования;
• Есть ли возможность сохранения своих сервисов и бесшовной миграции;
• Есть возможность интеграции с системами и сервисами, развернутыми у конечных пользователей.

Оптимально, если есть предыдущий опыт процесса миграции, в этом случае можно предвидеть будущие шаги. Если же этого опыта нет, то обратиться к системным интеграторам, которые уже знают как происходит переход на российское программное обеспечение и все подводные камни. Также системный интегратор сможет проанализировать требуемый функционал и выбрать подходящую версию программы, организовать обучение для сотрудников компании, окажет консультационную поддержку по развитию продукта и появлению новых функций в будущем.

• Команда интегратора для проверки работоспособности решения на инфраструктуре организации;
• Системного администратора для решения технических задач и оценки нагруженности системы. Это важно, так как высоконагруженные системы предполагают определенный подход к архитектуре, выстраиванию модулей и т.д.;
• HR-менеджера для адаптации сотрудников.

В задачи рабочей группу будет входить оценка всего проекта перед внедрением, предупреждение внештатных ситуаций, тестирование и контроль исполнения на всех этапах.

• Оценка инфраструктуры организации;
• Тестирование решения отдельной группой сотрудников;
• Общее обучение персонала;
• Установка нового решения для всех сотрудников.

Самая важная часть компании - ее сотрудники. Поэтому необходимо дать время на то, чтобы заранее изучить новую систему и подготовиться к изменениям психологически.

Совет 5: Проведите тестирование нового решения

После оценки инфраструктуры, создания рабочей группы и всех согласований перед внедрением нового офисного ПО, необходимо протестировать продукт. Это поможет оценить функциональность и удобство решения. Если все вопросы и проблемы отработать в процессе тестирования, то переход на новое ПО пройдёт гораздо быстрее и проще.

Важно чтобы решение имело обратную совместимость с текущими и старыми файлами. Также стоит удостовериться, что сотрудники смогут продолжать работать с созданными ранее документами.

Одна из сложностей перехода на новое ПО - отсутствие в организации подготовленных к работе с новым продуктом ИТ-специалистов. Поэтому важно заранее запланировать и провести обучение сотрудников работе с программным продуктом. Заранее следует узнать предлагает ли разработчик или интегратор пользовательские курсы. Обучение сотрудников обеспечивает быстрый переход и качественную работу персонала с программным продуктом.

Важный компонент успешной миграции - база знаний с ответами на самые частые вопросы. Она поможет персоналу справиться со сложностями освоения нового ПО. Таким образом, столкнувшись с проблемой, сотрудник получит инструкцию с алгоритмом действий и решит вопрос без участия службы поддержки.

Заключение

Процесс перехода на первых взгляд может показаться сложным, но если подойти к процессу системно, то это позволит снять лишние тревоги, сделает процессы прозрачными, а миграцию незаметной.