PDF и PDF/A: что выбрать для хранения документов?

Формат, в котором сохранен PDF-документ, влияет на его размер и возможность редактирования. Кроме классического PDF, существуют также еще форматы PDF/А, PDF/X, PDF/E.

Формат PDF/A

PDF/A — это разновидность классической версии PDF, предназначенная для архивирования и долгосрочного хранения юридических, финансовых и кадровых документов. PDF/X специально разработан для дизайнеров и обеспечивает точное воспроизведение цветов и других графических элементов. В формате PDF/E сохраняют чертежи. Он поддерживает мультимедиа и 3D-модели, которые могут быть важны для работы с инженерной документацией.

PDF/A считается вторым по популярности форматом после стандартного PDF, в то время как PDF/X и PDF/E используются в офисной жизни реже. Многие известные редакторы, такие как Adobe Acrobat, Content Reader PDF и пр., позволяют сохранять документ в формате PDF/A.

Существуют следующие виды PDF/A: 

• PDF/A-1(a, b) 

• PDF/A-2(a, b, u) 

• PDF/A-3(a, b, u)

Где проходят границы применения подвидов PDF/A

Каждая версия PDF/A предназначена для определенных целей и имеет свои ограничения.

PDF/A-(1a, 2а, 3а)

• PDF/A-1a считается оптимальным для архивации документов, где критически важна структура, возможность поиска, а также доступность, например, для различных программ чтения с экрана. Его можно использовать для архивации учебных материалов, научных работ, судебных решений и т.п.

• PDF/A-2a дополнительно ко всем возможностям PDF/A-1a поддерживает JPEG2000, прозрачность, слои, вложения в формате PDF/A и цифровые подписи. Документы можно архивировать с меньшими потерями качества.

• PDF/A-3a расширяет возможности PDF/A-2a, позволяя интегрировать в документ дополнительные вложения любого формата, что может пригодиться при архивировании комплексных документов, когда важно хранить связанные файлы (таблицы, метаданные). Это может подойти для хранения финансовых отчетов с вложенными таблицами, медицинских данных и пр.

PDF/A-(1b, 2b, 3b)

• Эти форматы поддерживают только визуальную целостность документа. Их можно использовать, когда важна точность воспроизведения текста и базовых графических элементов, но нет необходимости поддерживать функции поиска информации внутри документа.

• PDF/A-2b за счет наличия слоев и поддержки JPEG2000 позволяет получить еще более высокое качество при оцифровке графических документов. Например, архитектурных чертежей, географических карт, картинок, графиков и пр. Причем размер файла, сохраненного в формате PDF/A-2b, будет меньше, чем в PDF/A-1b.

• PDF/A-3b позволяет хранить внутри документа файлы любого типа в качестве вложений. К примеру, он подойдет, когда требуется архивировать юридические доказательства вместе с аудио- или видеозаписями судебных заседаний. Можно также использовать PDF/A-3b для архивации медицинских записей с возможностью добавления к документам дополнительных данных, например, результатов анализов.

PDF/A-(2u, 3u)

• Включают возможность работы с юникодом, что важно для архивации документов, составленных на нескольких языках. Оба формата подходят для документов, где требуется одновременно и визуальная целостность, и поддержка мультиязычности.

• PDF/A-3u сочетает поддержку юникода с возможностью прикрепления файлов, расширяя тем самым функциональность PDF/A-2u. Это подходит для оцифровки международных контрактов, соглашений или публикаций, когда требуется обеспечить возможность интеграции в документ каких-либо дополнительных файлов.

Когда PDF лучше, чем PDF/А