Корзина пуста

Юридическим
лицам
Оставить заявку

8 (495) 232-52-16 для Москвы

8 800 200-22-33для бесплатных звонков из России

? Появились
вопросы?
Позвонить с сайта
? Хотите
скидку?
Получить скидку
Онлайн-консультант

Главная > Новости вокруг софта > Описание и оптимизация бизнес-процессов с минимальными инвестициями и рисками

Описание и оптимизация бизнес-процессов с минимальными инвестициями и рисками

дата: 16.09.2020 / 11:01 Все новости
Описание и оптимизация бизнес-процессов с минимальными инвестициями и рисками

Процессный подход и технологии организационного развития уже доказали свою высокую практическую ценность в течение многих лет. Однако руководители некоторых организаций до сих пор выражают непонимание и сомнение в необходимости внедрения данных технологий. В данной статье мы покажем, какие могут быть варианты преодоления такой ситуации, и какие результаты получаются на практике.

Выгоды и практическая ценность от описания и оптимизации бизнес-процессов

Рассмотрим самые распространённые проблемы, с которыми сталкиваются все организации на разных этапах своего развития, а также результаты их решения с помощью описания и оптимизации бизнес-процессов:

1. Финансовые показатели

Проблемы

  • Низкие продажи по продуктовым бизнес-процессам
  • Высокая себестоимость бизнес-процессов и продуктов, большие издержки

Решения и результаты:

  • Повышение продаж по продуктовым бизнес-процессам на 20% и более
  • Снижение себестоимости (издержек) бизнес-процессов на 15% и более

2. Управление

Проблемы:

  • Проблемы с распределением ответственности в бизнес-процессах
  • Отсутствие полной и точной информации о работе подразделений и бизнес-процессов
  • Неэффективные управленческие решения

Решения и результаты:

Управление продуктами

Проблемы:

  • Длительная разработка продуктов
  • Неэффективная продуктовая линейка и маркетинговые процессы

Решения и результаты:

  • Быстрый вывод новых продуктов в продажу
  • Оптимизация продуктовой линейки и маркетинговых процессов

4. Качество и операционные риски

Проблемы:

  • Большое количество ошибок в бизнес-процессах и работе сотрудников
  • Большое количество претензий клиентов
  • Убытки из-за операционных рисков

Решения и результаты:

5. Развитие филиальной сети и точек продаж

Проблемы:

  • Неоптимальная и недостаточная филиальная сеть
  • Неэффективное взаимодействие головного офиса и филиалов

Решения и результаты:

  • Возможность быстро и эффективно тиражировать бизнес (создавать дополнительные отделения и офисы)
  • Организация эффективного взаимодействия головного офиса и филиалов (логистика документов, бюджетирование и т.д.)

6. Технологии

Проблемы:

  • Слабая автоматизированность бизнес-процессов
  • Несоответствие технологий требованиям рынка и клиентов

Решения и результаты:

7. Управление персоналом

Проблемы:

  • Проблемы из-за увольнения или отсутствия ключевых сотрудников
  • Высокая текучесть кадров
  • Недостаточная производительность труда
  • Неоптимальная организационная структура
  • Неэффективное обучение персонала (новые бизнес-процессы или изменения не доводятся до сотрудников), низкая квалификация сотрудников

Решения и результаты:

  • Уменьшение зависимости от персонала, электронная база знаний для сотрудников
  • Описание и оптимизация бизнес-процесса «Управление персоналом»
  • Повышение эффективности работы персонала и руководителей
  • Оптимизация организационной структуры и численности персонала (более 80% подразделений имеют оптимальную численность на основе математических расчётов)
  • Эффективная система обучения персонала на основе бизнес-процессов, включая тестирование

8. Время

Проблемы:

  • Большое время и задержки при выполнении бизнес-процессов
  • Разные подразделения дублируют работы по описанию бизнес-процессов

Решения и результаты:

  • Снижение времени (длительности) бизнес-процессов на 25% и более
  • Централизация описания бизнес-процессов экономит время сотрудников разных подразделений

Первоначальные инвестиции

Рекомендуем описывать и оптимизировать бизнес-процессы с помощью собственных штатных сотрудников. А для автоматизации работ можно использовать доступные российские системы. Таким образом, первоначальные инвестиции будут заключаться в следующем.

1. Корпоративное обучение сотрудников по описанию и оптимизации бизнес-процессов.

2. Лицензии на программное обеспечение. Лицензии должны быть конкурентного типа, чтобы сотрудники могли одновременно работать в одной базе данных. Для средних организаций для начала работ будет достаточно 5 лицензий. Например Business Studio + Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов.

3. Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам. Она будет служить образцом для выполнения проектов, позволит сэкономить время, минимизировать ошибки и риски, внедрить готовые решения и успешные практики.

В сумме инвестиции по этим трём пунктам составляют не более 500 000 руб. (на дату публикации данной статьи), что является вполне приемлемым вкладом в развитие для большинства организаций.

Описание и оптимизация бизнес-процессов в формате текущей деятельности

Описание и оптимизация бизнес-процессов могут быть выполнены в двух форматах.

1. Формат проекта

Устанавливаются жёсткие сроки, выделяются большие ресурсы, создаются рабочие группы, применяются технологии проектного менеджмента. Всё это позволяет быстро решить поставленные задачи. Чтобы гарантировать успех работ, некоторые организации сначала выполняют небольшой пилотный проект на примере описания и оптимизации одного самого критичного бизнес-процесса. А затем открывают большой проект для всех бизнес-процессов и тиражируют полученный успешный опыт.

2. Формат текущей деятельности

Жёсткие сроки не ставятся, больших ресурсов привлекать не требуется, только минимальные инвестиции, которые перечислены в предыдущем разделе. Главная идея данного формата заключается в том, что бизнес-процессы описываются и оптимизируются по мере потребности согласно текущим планам и приоритетам развития организации. Издается приказ, в котором определяется задача создавать графические модели бизнес-процессов, указываются ответственные руководители и место создания и хранения документации.

По времени такой подход занимает 1 -2 года в зависимости от количества бизнес-процессов и объёма выделяемых ресурсов.

Быстрое описание бизнес-процессов в децентрализованном формате

Децентрализованный формат может применяться как в проектной, так и в текущей деятельности. В каждом бизнес-процессе назначается ответственный аналитик из подразделения, которое принимает наибольшее участие в бизнес-процессе, или в котором работает владелец бизнес-процесса. Данный аналитик будет на постоянной основе выполнять описание, оптимизацию и актуализацию (поддержку) своего бизнес-процесса. Но как дополнение к его основной (текущей) деятельности. По времени это может занимать при первоначальном описании бизнес-процесса до 50% от основного рабочего времени, затем при актуализации бизнес-процесса до 10% от рабочего времени.

Известно множество таких примеров. Аналитик в конце каждого дня выделял 1 час на описание своего бизнес-процесса. За месяц разрабатывал примерно 10 детальных графических моделей в формате «как есть». При этом 7 часов в день сотрудник занимается своей обычной работой, не связанной с бизнес-моделированием.

Таким образом, 20 аналитиков из подразделений могут параллельно описывать 20 бизнес-процессов. Назначенные аналитики должны быть готовы выделять время, иметь высокую квалификацию и активно поддерживать данную деятельность. Если в подразделении большая текучесть кадров и нет специалистов с высокой компьютерной грамотностью, то для них децентрализованный формат будет неэффективен.

Все полученные графические модели от децентрализованных аналитиков объединяются (стыкуются в цепочки при необходимости) в рамках единой базы данных. Также обязательно требуется единый руководитель (в идеале отдел бизнес-процессов и организационного развития), который будет координировать работу децентрализованных аналитиков, проверять модели их бизнес-процессов, консультировать по доработкам.

Децентрализованный формат позволяет быстро, качественно и детально описать и оптимизировать бизнес-процессы. По времени это может занять до 6 месяцев в средней организации.

В небольших и средних организациях численность отдела бизнес-процессов и организационного развития может составлять от 3 до 6 человек. В крупных - 40 и более профессиональных аналитиков со 100% загрузкой, в таком случае децентрализованный формат не требуется и все работы выполняются централизованно.

Используйте программы и готовые решения по описанию, анализу и оптимизации бизнес-процессов для роста показателей вашего бизнеса.

Другие новости

Все новости
Каталог
Разработчики
Акции

Не пропустите наши самые вкусные предложения!

Спасибо! Вам отправлен e-mail с подтверждением подписки. Спасибо. Вы успешно подписаны. Пожалуйста, введите e-mail Неверный e-mail Вы уже подписаны на данную рассылку
Вы используете устаревшую версию браузера .
Наш сайт построен на передовых и современных технологиях, поэтому при использовании устаревших версий браузера некоторые элементы могут отображаться некорректно.
Мы рекомендуем вам обновить браузер до последней версии.